Kleine ondernemers, freelancers of MKB bedrijven kunnen zich nauwelijks voorstellen dat grote multinationals een betalingstermijn hebben van 60 dagen of meer. Bij kleine ondernemingen doet de ondernemer zelf de administratie of bij een iets groter bedrijf wordt de administratie uitgevoerd door een klein team.

Kostenposten zijn overzichtelijk en het is al snel duidelijk waar de factuur betrekking op heeft. De factuur wordt ingeboekt en meestal binnen de vervaltermijn betaald. Wat gebeurt er dan toch bij die grote organisaties dat die betalingstermijn vaak meer dan 60 dagen is?

Factuuradres

Deze organisaties hebben vaak meerdere locaties in het land of zelfs één of meerdere vestigingen in het buitenland.
Vaak wordt dan de administratie voor deze  afdelingen, locaties dan wel vestigingen samengevoegd op één plaats.

Bij multinationals kan zelfs de administratie - voor het gehele concern - helemaal in India (of een ander vergelijkbaar land) plaatsvinden. Er zijn meerdere scenario's mogelijk waarom een factuur vaak traag betaald wordt.

Allereerst is er natuurlijk de vraag naar welk adres de factuur gestuurd moet worden: naar het adres van diegene die de opdracht (of bestelling) heeft geplaatst of naar het adres waar de administratie wordt uitgeoefend? Welke keuze er ook gemaakt is, de factuur moet altijd nog naar het andere adres: of om fiat te krijgen of om aldaar ingeboekt en betaald te worden.

In dit proces ligt de eerste verklaring voor de vertraging al op de loer, maar gelukkig kunnen internet, mail, scan of fax de kopie heel snel bij de juiste persoon krijgen.

Budgetverantwoordelijke

Het verkrijgen van fiat is ook een mogelijk knelpunt. In beginsel is het een natuurlijk proces om eerst fiat te krijgen, want een factuur zonder enige vorm van controle betalen is niet verstandig.

Het vinden van de juiste persoon die de factuur moet accorderen is in een (hele) grote organisatie best lastig. De kans is groot dat een factuur (lang) tussen afdelingen of zelfs locaties gaat zwerven, voordat de juiste persoon gevonden is.

Grote organisaties hebben vaak een validatieproces ingericht, want het is niet gebruikelijk dat iemand laag in de organisatie voor een groot bedrag mag tekenen. De budgetverantwoordelijke moet dan aan de manager een tweede handtekening vragen of zelfs een derde (of vierde) bij een nog hogere manager(s). 

De manager is in overleg of buiten de deur en de factuur kan lang op diverse bureaus blijven liggen, voordat alle benodigde handtekeningen erop staan. Natuurlijk is dit proces vaak geautomatiseerd, maar ook dan kan de 'handtekening' blijven hangen in de mailbox van de desbetreffende persoon.

Liquiditeit

Als alle benodigde handtekeningen gevonden zijn, dan kan de factuur ingeboekt worden en betaalbaar gesteld worden.
Ook hier is vaak een validatieproces denkbaar en daarnaast kan het moment van betalen nog een rol spelen.

Aangezien het vaak om grote bedragen gaat, 'spelen' deze organisaties vaak met hun cashflow. Soms wordt een betaalbatch net even een dag of paar dagen uitgesteld om - bijvoorbeeld aan het einde van de maand - de liquiditeitspositie kunstmatig te beïnvloeden. Dit geeft soms net even een beter plaatje als de vestiging  moet rapporteren bij het hoofdkantoor.

Al dit soort invloeden zorgt ervoor dat een factuur vaak traag betaald wordt. Het is meestal geen onwil dat de betalingstermijn meer dan 60 dagen is. Sterker nog, het laat eigenlijk zien dat de organisatie serieus heeft nagedacht wie facturen het beste kan accorderen, wie het beste facturen kan inboeken en wie allemaal een factuur betaalbaar kan stellen en wie waarvoor mag tekenen.

Voor een ondernemer die zaken doet met zo'n grote jongen, is het verstandig om zich vooraf goed te laten informeren over deze procedure. Wat is het juiste factuuradres? Welke omschrijving moet de factuur krijgen? Welke afdeling moet genoemd worden? En welk factuurkenmerk is handig om de factuur beter te kunnen volgen?

Dit kan allemaal helpen om die (lange) betalingstermijn zo kort mogelijk te houden.